業務助理崗位，在不同的企業中，根據銷售的不同產品類型，業務助理崗位舉足輕重。具體的工作有哪些詳細的流程呢？以下是對于業務助理工作流程的介紹，僅供參考。
　　
　　銷售是企業的龍頭，銷售助理是企業內外交流的橋梁，也是客戶聯絡的紐帶，起著舉足輕重的作用。為了規范業務助理的工作，特制定本工作流程。
　　
　　銷售助理的基本要求是：愛崗敬業心強，樂于承擔責任；追求卓越，不斷學習進步，熟練業務操作，做事有始有終；積極的工作態度，細心、耐心、專心。因此，必須熟練掌握并認真做好以下幾個方面的工作：
　　
　　1、接聽電話流程
　　
　　1）辦公室電話，一般不能超過響三聲無人接聽。在接聽電話時，態度要熱忱，注意基本禮貌用語，主動問候：“您好！科迪色彩公司！請問有什么可以幫到您......”。如客戶所要找的人不在，可以很禮貌跟客戶說：“不好意思，××有事走開，請問有什么事可以幫到您？”如是新手的同事接電話，可以跟客戶先打個招呼，主動問好，并自我介紹“我是新來的××，現負責××的工作，以后您有什么需要可以隨時聯系我。”如果客戶需要記錄聯系方式，要很熱忱的把電話號碼提供給客戶。
　　
　　2）在交談中要取得客戶的基本信息：哪家單位，有何種需要，聯系人、地址、電話等等，
　　
　　并做好記錄，跟進結果。
　　
　　3）同客戶交談的同時，要將客戶的興趣轉入正題，同時語言上揚，讓客戶感覺很有活力，朝氣，很熱忱的為他服務。
　　
　　4）對客戶電話中問到的問題，業務助理需揚長避短并有針對性的將公司產品的優勢詳盡描述，盡可能的讓客戶對我們的產品有興趣。對于本人不能回答或解決的問題應作好記錄，轉交相關人員或領導解決，千萬不能放之不理。
　　
　　5）針對不同的客戶，要運用不同的技巧，不同的發聲語言，同客戶的關系要處理得淋漓盡致，讓雙方交談感覺很暢快。
　　
　　6）接聽時間以3分鐘左右為宜，并及時整理來電信息記錄，用筆記本詳細記錄。
　　
　　2、訂單處理流程
　　
　　1)接訂單：業務員口頭或書面或短信下訂單，客戶發傳真及客戶來電下訂單，要及時記錄，跟進、審核、處理。
　　
　　2)了解訂單信息：接客戶訂單的同時，需先審核訂單，了解該客戶一貫的合作方式，如：“客戶名稱，區域，業務員，地址，聯系人，電話，數期，是否開票，是否回扣，出貨要求，結算方式等等。”如有數期的新客戶，要有陸總批示的《數期申請表》，并作好存檔記錄。若是新客戶的訂單，以上基本信息需詳細記錄存檔，確?？蛻糍Y料的完善。這些基本信息在首次與該客戶合作時，業務助理需全部掌握與了解，然后確認客戶的價格與協議的價格是否一致。作好處理訂單的議項。
　　
　　3）處理訂單：第一步確認無誤后，在第一時間將訂單登記在《銷售記錄本》上，防止訂單遺漏。第二步將訂單以軟件或QQ電子表格形式傳至倉庫部，緊接著與倉庫部溝通。第三步安排出貨時間、出貨方式、(如:發快遞或發貨運與送貨)、收款方式、(如:快遞代收貨款、代簽回單、送貨收現或支票等)。
　　
　　注：發快遞的訂單是在11.30時以前接到訂單可上午出貨，若在11.30時以后接到訂單，只能在當天下午出貨，業務助理需跟客戶溝通協調出貨時間。特殊情況例外。
　　
　　4）訂單出貨跟蹤：如倉庫庫存量不足，導致訂單無法如期交貨時，需及時了解庫存情況并反應至生產部，溝通協調生產該產品。爭取第一時間完成該訂單，確認可出貨時間.。跟客戶溝通,了解客戶的情況后并將實際情況反饋至客戶處,看訂單急緩,跟客戶協調實際出貨日期及方式(是否分批出貨)。
　　
　　5）發快遞的訂單，客戶一般會催貨，在接到客戶催貨的同時，應第一時間將現實掌握的信息反饋給客戶，不能擔擱，拖延。
　　
　　6）外省的客戶訂單，堅持“款到發貨”的原則，除業務員特殊交待的除外。
　　
　　7）每一客戶的訂單，在安排出貨的同時，要詳細了解該客戶的應收賬款狀況，并結合當天訂單的實際情況，確定當天的訂單是否能夠合理安排出貨。如有異常，需請示直接負責的業務員或直接領導。
　　
　　8）每天下班前，同倉庫核實當天所有訂單是否全部收到，貨是否已全部安排發出，并安排計劃好第二天的行程及線路安排。
　　
　　3、樣品發放記錄
　　
　　1）業務員或業務助理按客戶需求填寫《樣品發放記錄》，并傳真至工廠，安排工廠發快遞或貨運
　　
　　2）業務助理協助業務員跟蹤樣品發出的情況。
　　
　　4、應收賬款處理
　　
　　為保證銷售貨款的及時回籠，杜絕呆賬和爛賬的發生，確保公司財產的安全和完整，特要求如下：
　　
　　1）業務助理每月月底統計《累計應收賬款明細表》，提交財務，并及時跟催客戶的應收賬貨款。
　　
　　2）對于開發票的客戶，每月按不同客戶的要求，及時開出發票。
　　
　　3）定期打“對賬單”給客戶簽字確認，業務助理應及時整理應收賬款名單給相關的業務員催款。
　　
　　4)部分簽合同的客戶，嚴格按照合同要求執行。
　　
　　5、開據發票和收據
　　
　　1）應嚴格按照客戶要求，在客戶指定的日期內及時將發票寄給客戶，以免耽誤收款時間。
　　
　　2）不開票客戶大部分開“科迪收訖章”的收據，除極少數有要求的客戶開蓋“科迪公章”的收據及開蓋“南化成公章”的收據以外。
　　
　　3）發票一經開出，業務助理須細心的記錄，并跟蹤至客戶手上
　　
　　4）收據一經開出，貨款應及時回籠至財務處，要做到日日與財務核實收款狀況，及時消賬
　　
　　6、快遞流程：
　　
　　1）現與我司合作的快遞公司有：聯昊通快遞，源偉豐快遞，申通快遞，平安達快遞。源偉豐快遞，聯昊通快遞，平安達快遞一般走珠江三角洲及省內快件，并協助我司代收貨款及代簽回單業務。申通快遞走外省文件，一般文件都寄申通。
　　
　　2）快遞公司代收貨款和代簽回單，業務助理須細心整理和跟進。當天發出的所有貨，第二天要及時跟蹤快遞單回來的狀況，按時整理登記，在銷售記錄本上須詳細記錄發哪家快遞公司，《快遞記錄本》上須詳細記錄快遞單號，金額及簽回單。此流程須日日跟進，日日登記，防止漏單。
　　
　　3）快遞公司代收貨款及代簽回單業務，貨款及回單回籠時間一般為7天，業務助理要及時跟進快遞公司的財務部，回款和回單在正常時間范圍內回到我司，就比較放心這家快遞公司，一旦有哪家快遞公司超出了此期限，回款及回單不按時到位，需馬上聯系快遞公司相關負責人，追蹤貨款和回單的狀況，并通知工廠暫時停止和這家公司的合作，待業務恢復正常后，可以繼續同這家公司合作！
　　
　　7.傭金發放
　　
　　1）公司客戶的回扣資料（包括回扣價、客戶銀行資料）由業務員上報負責的業務助理，業務助理需詳細登記存檔。
　　
　　2）業務助理需嚴格執行公司的《傭金管理制度》，回傭權限，回傭額度，傭金收受人的身份及相關資料，價格控制，傭金確認，傭金發放等流程。
　　
　　3）業務助理需細心記錄好各客戶的付傭情況，要求是必須款到才付傭金，每月月底整理好付傭客戶的明細，至下月月初提交至公司財務部審核，待財務確認無誤安排支付傭金。傭金支付后由相關的業務助理詳細作好記錄，并通知銷售人員與客戶確認收取。
　　
　　4）為防止重復付傭及漏付傭金，業務助理必須細心記錄每一筆業務的往來狀況，盡可能做到最準確。
　　
　　8.軟件處理流程（需了解更詳細請參照“軟件操作指導書”）
　　
　　1）顧客信息錄入
　　
　　新客戶訂單登記，需在“顧客信息”錄入新客戶資料，新客戶資料編號：如是公司客戶，需錄入“GS00—”；如是業務員的客戶，需錄入“YW00—”；如是代理商，需錄入“KD00—”，按照流水序號依次錄入。待軟件生成該客戶資料后，方可在“銷售出庫”錄入客戶信息。
　　
　　2）銷售出庫錄入
　　
　　打開路徑：進入“進銷管理”－“銷售管理”，打開“銷售出庫”。
　　
　　3）銷售收款錄入
　　
　　打開路徑：進入“進銷管理”－“銷售管理”，打開“銷售收款”。
　　
　　銷售出庫單需倉庫確認過賬后，方可做“銷售收款單”。如有實際收款與銷售出庫不一致的情況，需了解清楚原因，在“備注/摘要”注明清楚，并知會財務。
　　
　　注意：當天的“銷售出庫”都需當天錄入軟件（除軟件當天異常以外），當天的“銷售收款”都需當天錄入軟件，并知會財務過賬，避免日積月累，賬務繁多，錯單和漏單。
　　
　　4）銷售退貨及銷售換貨的錄入
　　
　　在“銷售出庫”那里做負數，做“銷售收款單”時將對應單據轉單過來沖減應收。
　　
　　5）壞賬
　　
　　因特殊原因導致部分貨款無法回收的，要做壞賬沖減應收：在“銷售出庫”錄入產品信息為“壞賬”的，數量錄入負數。錄好過賬后再做“銷售收款”沖減應收。
　　
　　6）回扣單價設置
　　
　　如新客戶有回扣的，要在“客戶回扣設置”設置是否回扣，然后錄入回扣單價。打開路徑：進銷管理—銷售管理-回扣設置，新增該客戶某產品的回扣價，要注意回扣價的準確性，特別是在銷售價格有變動的情況回扣價也有跟著調整。
　　
　　7）查詢系列報表，《銷售出庫報表》，《銷售收款報表》，《客戶回扣設置》，《客戶價格管理》，《報表匯總》（XXX），《銷售明細》（XXX），各業務助理在各自的權限下，可以查詢并檢查核實當月的出貨及收款狀況。
　　
　　8、注意事項
　　
　　1）客戶電話訂單，如不清楚客戶所用產品范圍，應盡可能的當面就問清楚客戶所需產品的型號，切記似懂非懂，事后查找很久客戶所使用過的產品，耽誤時間?？蛻綦娫捤鶊笥唵我欢ㄒ敿氂涗浐卯a品型號，數量，交貨日期。
　　
　　2）業務員交待的訂單，細節方面不清楚的，需第一時間問清楚業務員這個客戶的基本情況，第一時間按照業務員的要求安排發貨。
　　
　　3）要積極主動和倉庫溝通協調好發貨的進程，下過去的訂單一定不能出錯，客戶要求的注意事項也要反映給倉庫部。
　　
　　4）應收賬款的客戶，需時時日日記在心里，到期的客戶要第一時間和客戶對賬催款。切記，由主動變為被動，由財務來催。
　　
　　5）和客戶溝通，彼此都要保持輕松愉快的心態，積極主動應對客戶的各種問題，產品知識的更新要與時俱進，努力推廣公司的新產品，新的市場宣傳計劃，讓客戶買得放心，用得舒心。
　　
　　6）每日登記的《銷售記錄本》和《快遞記錄本》，要清晰，明朗，方便財務審查。收到款的客戶，第一時間給財務消賬，切記，放時間久了，要花雙倍的時間與精力來查賬。
　　
　　7）有退貨，換貨的客戶，業務助理要先了解客戶的情況，是什么原因，誰同意換或退，待了解清楚后再作退貨或換貨處理。
　　
　　8）每天發出的貨運單和快遞單，第二天早上都要仔細核對發貨清單，核實倉庫發出去的貨是否與客戶訂單一致。如有不相符的單據，要及時發現和處理。送貨司機簽回來的回單，也需要一一核實。
　　
　　9）新進的業務助理，一般不允許隨便報價給客戶，待熟悉了解公司整體運作流程及產品知識，由上級領導授權予以報價的權限。
　　
　　10）業務助理手上所有的客戶資料和客戶檔案，要及時更新公司所有資料均屬商業秘密，不允許向任何不相關的人員透露。